기안서 양식 무료 다운로드 | 구매, 지출, 출장 기안서 예시
이 글에서 받을 수 있는 파일
· 기안서 양식 (Word, .docx) — 결재란·소요 예산표 포함
· 인쇄용 PDF — 출력해서 결재 올리기
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신입 때 가장 먼저 막히는 서류가 기안서예요. 뭘 사거나 바꾸려면 ‘기안 올려’라는 말을 듣는데, 어디서부터 써야 할지 감이 안 오죠.
기안서는 목적, 내용, 돈, 효과 이 네 가지만 순서대로 쓰면 돼요. 이 양식은 결재란과 문서 정보, 소요 예산표까지 한 장에 넣었어요.
기안서는 언제 쓰나요
- 비품·장비를 사기 위해 구매 승인을 받을 때(구매 기안서)
- 행사비·외주비 등 돈을 쓰기 전에 승인을 받을 때(지출 기안서)
- 출장 일정과 경비를 미리 승인받을 때(출장 기안서)
- 새 제도나 업무 방식 변경을 제안할 때
항목별 기안서 쓰는법
| 항목 | 쓰는 법 | 놓치기 쉬운 점 |
|---|---|---|
| 결재란 | 담당부터 최종 결재자까지 | 회사 결재 라인에 맞게 칸 이름을 바꿔요 |
| 문서 정보 | 문서번호, 기안일자, 기안부서, 기안자, 보존기간 | 문서번호 규칙은 총무팀에 확인해요 |
| 제목 | ‘○○ 구매의 건’처럼 한 줄로 | 제목만 봐도 무슨 결재인지 알게 써요 |
| 목적 | 왜 필요한지 1~2문장 | 현재 불편이나 문제를 숫자로 보여주면 좋아요 |
| 소요 예산 | 항목·수량·단가·금액·합계 | 견적서를 첨부하고 금액을 맞춰요 |
| 기대 효과 | 하고 나면 뭐가 좋아지는지 | 시간·비용 절감처럼 측정 가능한 표현이 설득력 있어요 |
기안서 결재 받는 순서
1. 견적서·자료를 먼저 준비해요
2. 목적→내용→예산→효과 순으로 양식을 채워요
3. 팀장에게 구두로 먼저 설명하고 올려요
4. 결재가 끝나면 시행일에 맞춰 집행하고 결과를 보고해요
1. 견적서·자료를 먼저 준비해요
2. 목적→내용→예산→효과 순으로 양식을 채워요
3. 팀장에게 구두로 먼저 설명하고 올려요
4. 결재가 끝나면 시행일에 맞춰 집행하고 결과를 보고해요
구매 기안서 작성 예시
제목 : 영업팀 노트북 교체 구매의 건
목적 : 지급 후 6년이 지난 노트북 3대의 잦은 고장으로 업무가 지연되어 교체하고자 함
내용 : 업무용 노트북 3대 구매 (견적 2곳 비교 후 최저가 업체 선정)
소요 예산 : 노트북 3대 × 1,200,000원 = 3,600,000원 (부가세 포함)
기대 효과 : 수리 대기 시간 월 평균 6시간 감소
첨부 : 견적서 2부
목적 : 지급 후 6년이 지난 노트북 3대의 잦은 고장으로 업무가 지연되어 교체하고자 함
내용 : 업무용 노트북 3대 구매 (견적 2곳 비교 후 최저가 업체 선정)
소요 예산 : 노트북 3대 × 1,200,000원 = 3,600,000원 (부가세 포함)
기대 효과 : 수리 대기 시간 월 평균 6시간 감소
첨부 : 견적서 2부
기안서 쓸 때 주의할 점
결론을 맨 앞에 쓰세요
결재자는 하루에도 여러 건을 봐요. 제목과 목적 첫 줄만 읽어도 ‘무엇을, 얼마에, 왜’ 하는지 알 수 있게 쓰면 되묻는 일이 줄어요.
지출·구매 기안은 비교 자료가 핵심이에요
견적서를 2곳 이상 받아 비교한 내용을 넣으면 ‘더 싼 데 없어?’라는 질문을 미리 막을 수 있어요. 금액은 부가세 포함인지 별도인지 꼭 적으세요.
출장 기안서는 일정과 경비를 나눠 적어요
출장은 일시·장소·목적·동행자와 함께 교통비·숙박비·식비를 예산표에 항목별로 적어요. 다녀온 뒤에는 출장보고서로 결과를 정리하면 돼요.
자주 묻는 질문
기안서와 품의서는 뭐가 달라요?
거의 같은 의미로 쓰여요. 회사에 따라 돈이 드는 결재를 품의서, 일반 제안이나 시행 결재를 기안서로 나눠 부르기도 해요.
기안서 보존기간은 어떻게 정하나요?
회사 문서관리 규정을 따라요. 회계 관련 서류는 세법상 보관 기간이 있어 보통 5년 이상으로 정해요.
결재자가 자리에 없으면요?
대결(대신 결재)이나 후결(나중에 결재) 규정이 있는지 확인하세요. 급한 건은 메일로 먼저 승인을 받아 첨부해 두면 안전해요.
마치며
기안서는 목적, 내용, 예산, 효과만 순서대로 쓰면 돼요. 양식을 받아 회사 결재 라인에 맞게 칸 이름만 바꿔 쓰세요.
이 글은 일반적인 참고용 안내예요. 회사마다 쓰는 양식과 결재 규정이 다를 수 있으니 사내 규정을 먼저 확인하세요.
참고: 일반적인 사내 문서 작성 관행 · 정리일 2026년 10월 6일
